DESCRIPCIÓN DE PROCESOS INVOLUCRADOS EN EL SEGUIMIENTO
ACADEMICO
ESTUDIANTIL. SAE
Para el correcto uso del Sistema de Información para
el Seguimiento Académico
Estudiantil (SAE), es necesario tener en cuenta el orden de cada proceso, es decir,
las actividades involucradas, ya que del éxito de las primeras dependerá el éxito de
las siguientes etapas.
Los puntos que se mencionan a continuación son los
procesos requeridos para el
proceso de Tutoría Académica que actualmente se lleva a acabo por las entidades
pertenecientes a la Facultad de Ingeniería y Arquitectura, se tomo dicha facultad
como guía, por tener mas tiempo de estar llevando acabo este proceso, habiendo
probado que estos pasos son los indicados para el éxito de dicha actividad.
Se han identificado los siguientes:
- Cada
decanato configurará los coordinadores asociados a las carreras que se
encuentran vigentes o que realizarán la Tutoría Académica, este involucra
configurar el correo electrónico de los coordinadores de cada carrera.
- Cada
decanato estará a cargo de realizar la apertura de un ciclo de asesoría
vigente para una carrera determinada.
La cual consiste en las siguientes etapas:
Establecer un período de carga de horarios de los
asesores. Este período es el que
habilitará la opción a los asesores para que puedan configurar los horarios disponibles
para asesorar a los alumnos.
Es
decir este es un rango, por ejemplo: 15 de febrero 2006
Al
30 de febrero 2006, y es dentro de este rango de fecha, que los asesores
podrán definir los horarios en que atenderán a los alumnos. Simplemente es un
periodo en el cual los asesores “arman” o establecen sus horarios a futuro, para
atender a los alumnos.
- Establecer
un período válido para que el alumno pueda reservar su cita con un
asesor de la carrera.
En este rango de fecha el alumno, establecerá su cita
de asesoría, eligiendo un
asesor y un horario establecido por este.
- Establecer
el período válido para el proceso de Tutoría Académica o el rango
valido en el cual los alumnos realizarán o podrán asistir a su Tutoría Académica.
Luego de haber configurado dichos “rangos de fechas”,
el ciclo de Tutoría Académica
se da por abierto y se envía un mensaje a los coordinadores de carrera
correspondientes para avisarles que el período de Tutoría ha sido configurado.
- Una
vez abierto un periodo de Tutoría Académica, es decir al haber
establecido fechas para la configuración de horarios, establecimiento de
citas y realización de citas de Tutoría Académica; la coordinación de cada
carrera recibirá la notificación correspondiente a través de un correo
electrónico, es en este momento que el coordinador de carrera podrá
configurar los asesores que estén disponibles para dicho período.
- Cuando
una persona se ha establecido como asesor vigente para un
período de Tutoría, éste tendrá que configurar sus horarios disponibles
para asesorar a los alumnos, dentro del período válido, configurado
previamente por el Decanato correspondiente.
- Aprobación
por parte de la coordinación de carrera de los horarios
configurados por los asesores, dichos horarios deberán estar dentro del
rango establecido por el decanato para la realización de las Tutorias
Académicas.
- Reservación
de citas por parte del alumno, en un horario disponible,
para el asesor elegido. Este período de reservación de citas se ha
establecido previamente por el decanato al abrir el ciclo de Tutoría
Académica correspondiente.
- Un
alumno podrá reservar su cita con un asesor y en un horario
disponible, si está dentro del período válido para ésta actividad. Si un
alumno se presenta a reservar su cita en una fecha fuera del período
válido, simplemente ya no tendrá acceso al sistema y deberá acudir a
cancelar la cuota establecida por el decanato; con dicho recibo el
decanato podrá autorizar al alumno, marcándolo como autorizado a
inscribir a través de la misma aplicación. Después de estos pasos, el
alumno tendrá acceso automáticamente al proceso de inscripción de
citas de Tutoría Académica.
- Acceso
a consultas y reportes para dar seguimiento al estado de citas
establecidas por estudiantes, por parte de los coordinadores y asesores.
- Proceso
de Tutoría Académica o Seguimiento Académico Estudiantil.
Este módulo estádisponible como mantenimiento en un período de
Turoría válido, en el cual el asesor tendrá acceso al expediente del
alumno y a información que refleja el rendimiento académico del mismo,
de tal forma que pueda asesorar al alumno en los ciclos siguientes,
analizando el avance académico del alumno con la ayuda de indicadores
gráficos, como UV’s, materias aprobadas y cursadas por el alumno, CUM
general y de carrera, establecimiento de escenarios hipotéticos donde
se podrá establecer notas a las materias asesoradas, observando la
variación en dichos indicadores durante el avance académico del
alumno, lo que permitirá tomar una mejor decisión sobre las materias
convenientes a asesorar.
Una
Tutoría Académica realizada a un alumno determinado se podrá modificar
durante el período de Tutoría vigente. Una vez éste haya finalizado o cerrado,
sólo se tendrá acceso a consultas de la Tutoría. Si se quiere comenzar un nuevo
ensayo para el calculo del CUM en base a otra serie de materias a asesorar para
dicho alumno, será necesario abrir un nuevo ciclo de Tutoría.
